Het nut van een schrijfwijzer

Gek eigenlijk, vrijwel ieder bedrijf heeft een huisstijl waar medewerker zich aan moet houden. Een logo mag maar op bepaalde manieren gebruikt worden en brochures, jaarverslagen en websites moeten voldoen aan de vastgestelde kleurstellingen. Collega’s worden geacht in bedrijfskleding te lopen, of krijgen richtlijnen over wat wel/niet toegestaan is. Denk aan de korte broek, de tattoo of de spijkerbroek. De huisstijl wordt bewaakt zodat het bedrijf overal en altijd op dezelfde manier zichtbaar is. Maar communiceert het bedrijf ook op dezelfde manier als het om taal gaat?

Hoe vaak zie je niet de verschillende stijlen van medewerkers in bijvoorbeeld een e-mailbericht. Waar de ene collega er een stijve en afstandelijke stijl op na houdt, flierefluit de ander er vrolijk op los. Niet altijd even erg, maar als jouw bedrijf een eenduidige identiteit wil uitstralen is het tijd om een schrijfwijzer te ontwikkelen. De huisstijl voor schriftelijke communicatie, zeg maar.

Het voordeel van een eigen schrijfwijzer is dat er eenheid in taal ontstaat. Het versterkt de uitstraling van je bedrijf. Een schrijfwijzer is niets anders dan een onderdeel van je huisstijl. Het creëert helderheid richting alle medewerkers en helpt vaak ook nog veelvoorkomende Nederlandse taalfouten te voorkomen.

Wat zet je in een schrijfwijzer? Zes tips, in volstrekt willekeurige volgorde:

1. Formuleer eerst het doel van je schrijfwijzer. Dit kan zijn foutloos Nederlands of , klantvriendelijkheid. Maar denk ook aan de interne communicatie; hoe wil je dat verslagen genotuleerd worden? Moeten verslagen aan bepaalde eisen voldoen?

2. Hoe ga je om met Engelstalige termen? En met vakjargon? Gebruik je hiervoor wel of geen afkortingen?

3. Spreek je de klant met u of je aan? Of zijn beide aanspreekvormen mogelijk. Zo ja, wanneer gebruik je welke vorm?

4. Hoe zetten we telefoonnummers op papier? Alle cijfers achter elkaar, met tussenstreepje of gaan we voor de internationale schrijfwijze?

5. Maak afspraken over opmaakkwesties, zoals aanhalingstekens, opsommingen, inspringen, citatengebruik en voetnoten of literatuurverwijzingen.

6. Is er een standaardlettertype, lettergrootte? Wanneer vet of cursief? Is de schrijfwijzer klaar? Denk dan goed na over hoe je deze verspreid onder alle medewerkers. Je kunt een boekje maken, alles op een usb-stick zetten of online een speciale webpagina maken. Maar misschien is een app voor jouw medewerkers wel het meest plezierig. Zorg dat de vorm past bij je werknemers. Immers, zij moeten er mee aan de slag.

Tot slot, als de schrijfwijzer er eenmaal is, houd deze up-to-date en herinner je medewerkers er regelmatig aan.

Meer willen weten? Ik help je graag. Neem gerust contact op, info@lefmetletters.nl